Skapa trivsel för de anställda

För att kunna driva väl fungerande företag krävs det väl fungerande anställda. Anställda som trivs på sitt jobb och är stolta över vad de gör både presterar och mår mycket bättre. kontorslandskap med många skärmarHur skapar man då denna koppling till sina anställda? Hur gör man så att de trivs, så att de vill stanna kvar och prestera? Frågan kan besvaras i några olika delar.Oavsett om medarbetaren jobbar inom produktionen på en fabrik eller i ett kontorslandskap så finns det saker man som arbetsgivare kan göra. Man bör se över både arbetsmiljöns psykosociala trivsel, dess inredningsmässiga trivsel och sedan mer konkret, dess ergonomi.

Psykosocial trivsel

Den psykosociala trivseln handlar om stämningen mellan medarbetarna. Hur ser de sociala normerna ut på företaget? Kan alla känna sig välkomna oavsett sin bakgrund, vilket kön identifierar sig som eller sin läggning? Har varje individ en överblick över sin roll i produktionen, är det lätt att uppskatta sin plats och känna att arbetet  man utför är värdefullt?

Inredning

Vilka möbler man väljer har stor betydelse inte bara för ergonomin, men också hur man ser sin arbetsplats. Med val av rätt färger och införande av växter så blir arbetsplatsen mycket trevligare för alla som arbetar där. Forskning har visat att planlösningen man väljer också har stor påverkan på både trivsel och i längden, sjukfrånvaro. Sämsta kontorstypen var de medelstora kontorslandskapen medans de bästa var flexkontor där man tar sin plats där det är ledigt och cellkontor, där man har sitt eget rum.

Ergonomi

Ur en ergonomisk synvinkel är möblerna viktiga då de behöver kunna anpassas efter varje individ så att de får en bra sittställning eller hållning. I en kontorsmiljö betyder det att de två viktigaste möblerna för en bra ergonomi är skrivbordet och kontorsstolen. Om vi kollar på kontorsleverantörers utbud av kontorsstolar så ser vi dels hur stor variationen är men främst, hur stort fokus det är på ergonomi i moderna kontorsstolar. Detta gör att det är svårt att välja dåliga stolar så länge man vänder sig till en respekterad återförsäljare.

Anställa ny personal

Att anställa ny personal är sällan en lätt process. Det är viktigt att det blir rätt beslut, annars kan företaget känna sig tvunget att behålla personen trots att situationen inte fungerar eller avskeda personen, vilket är jobbigt för både arbetsgivare och anställd.Tidigare har vi skrivit om att skaffa en ny chef. Den här gången kommer det att handla rent generellt om att anställa ny personal och även då finns det mycket att ta hänsyn till.

Olika sorters personer

Om du anställer personer med olika personligheter och bakgrund kan det gynna företaget. Det sker inget nytänkande om alla är likadana och de anställda kompletterar varandra om de är olika.

Personlig lämplighet

Det är smart att anställa en person som saknar någon enstaka kunskapslucka om du gillar personen. Anledningen till det är att kunskapsluckan lätt kan fyllas, medan en person med en dålig attityd sällan ändrar på sig. Gå på magkänslan när du får en negativ känsla för en person för det stämmer oftast.

Testa den arbetssökande

Det allra bästa sättet att avgöra om någon klarar av ett arbete är att testa dem med en verklighetstrogen arbetsuppgift. Eventuellt kan du också be om arbetsprover. Referenser säger inte alltid hela sanningen. Om någon har slutat på flera arbetsplatser, men ändå har goda referenser, kan det ligga mer bakom.

Anställa fel person kostar

Varje gång ett litet företag anställer en person som de sedan inte kan ha kvar kostar det dem enligt en beräkning cirka 700 000 kronor. I det räknas kostnader som företaget har lagt ut på annonsering, intervjuer, handledning med mera.

Organisera kontoret

Ordet kontor har lite av en tråkstämpel och förknippas i värsta fall sällan med inspiration eller ordning. Den tråkiga sanningen är dessutom att alla som håller på med någon form av seriös verksamhet också måste ha ett kontor.Den viktigaste funktionen med ett kontor är att ge en överblick över verksamheten. Vilka är mina kunder? – Befintliga och potentiella. Vad har jag för åtaganden? – På kort och lång sikt. Vad har jag för resurser? – Likviditet och personal. Vad är jag skyldig att rapportera till myndigheter? – Skatter, avgifter och statistik. För att kunna klara av detta behöver du ett välorganiserat kontor. På nätet kan du få massor av tips på hur du bättre organiserar din verksamhet; genom att placera en del av arbetet i appar till exempel. Försök också att organisera ditt fysiska skrivbord för att underlätta det dagliga pappersarbetet.

Kunder

Du behöver ha ett register över dina kunder med alla typer av kontaktuppgifter samt personliga uppgifter för uppvaktning och artighet. I kundregistret har du också uppgift om vilken typ av produkter eller service de främst behöver. Du har också uppgifter potentiella kunder. Registret kan finnas i både digital form och pappersform.

Orderbok och timplan

Uppgifterna kan du ha såväl i din dator som i mobil eller läsplatta.

Ekonomin

Grundläggande är att följa lagens regler om redovisning av intäkter och resultat, moms, personal- och andra skatter samt statistik. För redovisningen behövs pärmar med verifikationer. Transaktioner redovisar du digitalt med valfritt ekonomisystem. Se till att ha ett säkert system för åtkomst av bankmedel.

Personal

Har man anställd personal måste man redovisa en mängd olika uppgifter till myndigheter. En personalliggare med person-och löneuppgifter behövs.

Utrustning

Den viktigaste platsen är vid din eller kontorschefens dator. Se gärna till att den centrala datorn kan backas upp av en reserv om något skulle hända.Skaffa en trevlig möbel som du kan sätta dig ned i tillsammans med en kund eller personal eller varför inte bara för att koppla av en stund. En bra kaffemaskin med diskade koppar är ett måste!

Koll på grejorna

OrganiseraSom företagare eller anställd på ett kontor gäller det att du har koll på dina grejor för att göra ett så bra arbete som möjligt. Ofta är det stressigt och många bollar i luften och då gäller det att var sak har sin plats.Därför så kommer här lite tips på saker som kan förenkla det dagliga arbetet på kontoret, både när stressen är påtaglig och när det är normal arbetsbelastning. Tipsen är inspirerade av en artikel från CIO Sweden.

Organisera skrivbordet

Det första du ska tänka på gällande skrivbordet är att bara ha de prylar du använder dagligen framme och lättåtkomliga. Med tanke på dagens digitala kontor så är det förmodligen inte pennor och suddgummin som behöver ligga allra tydligast. Gör precis som när du städar garderoben i hemmet – rensa bort allt du inte använder och ha bara framme som sagt det du använder dagligen. Saker du använder då och då stoppar du i lådor, papper arkiverar du på smidigast sätt.Fysiska brev kan du med fördel ha en lite brevkorg för som du går igenom dagligen så att det inte är något som ligger kvar och skräpar.

Register för dokument

Att skapa register för det man sysslar med är en utmärkt idé för att ha bra organisation på grejorna. Ett register ordnar du förstås som du själv tycker är enklast, men att köra den gamla klassikern med alfabetsordning är inte så dumt. Samma sak med ett register där du för in dokument månadsvis – eller både och. Här på Kalenderkungen kan du se några olika varianter som är tänkvärda. Fördelen med ett välorganiserat register är att både du själv och andra kan finna rätt information snabbt – fastän det inte är digitaliserat.

Håll koll på din kommunikation

Sitter du mycket i telefon med många olika klienter, är det bra att föra anteckningar för att minnas konversationen. Glöm då inte att skriva vilken du samtalade med, datum och gärna klockslag.  Gör även gärna en digital anteckning så kan dina pappers anteckningar arkiveras.Idag använder vi oss mycket av mejl konversationer, vilket kan generera en stor mängd mejl i inkorgen. Håll ordning på kunderna genom att skapa mappar för var kund och dela upp i olika projekt för att skilja dem åt och samtidigt få stenkoll på olika ärenden. Glöm inte att rensa bort sånt som inte längre behövs och töm regelbundet skräpkorgen.

Att göra

Det sista tipset är även kallat för ”Time management” och innebär helt enkelt att du endera på ett block eller på din dator skapar dig ett upplägg för vad som ska göras när och inom vilken tid. På så sätt så får du full kontroll på ditt arbete och ser till att inget lämnas åt slumpen. Särskilt om det är mängdarbete inom exempelvis produktion som ska göras så är detta ett utmärkt sätt att organisera sitt arbete. Då kan du räkna ut hur mycket arbete som måste göras varje dag och slipper stressa i slutet av månaden.Använd en digital kalender som fungerar att koppla samman med kalendrar i mobilen, surfplattan och datorn. Genom att alltid hålla dessa synkroniserade, spelar det ingen roll vart du befinner dig, bara du har tillgång till internet kan du hålla koll på dina tidsramar.

Om lönsamt företagande

När en vacker och hållbara affärsidé realiseras och blir ett projekt börjar resan mot att skapa ett lönsamt företag. Vad är det då som gör att man till slut lyckas med att etablera ett lönsamt företag som man kan leva på och som har en produktion som gör att man kan nyanställa folk och faktiskt få ett litet överskott av när året är redovisningsåret är slut? Statens egna riskkapitalbolag och företagsrådgivare heter Almi. De pekar på en rad intressanta faktorer som bidrar till en hållbar utveckling av företagandet. Några av aspekterna är mycket bra, men minst lika viktigt är de många saker som rör såväl operationella som långsiktiga beslut inom din verksamhet. Låt oss titta på några saker som mycket skulle kunna vara bidragande till ett lönsamt företagande.

Sätt upp rimliga krav

Om du precis startat upp din verksamhet och kommit på fötter så kommer du fortsätta ställa krav både på dig själv och din personal. Det skall jobbas hårt på alla fronter och alla skall svara upp mot att vara produktiva på sina respektive områden. Det kan kännas tufft när man märker att det bara dyker upp mer och mer saker att göra. Det viktiga i sådant läge är att stanna upp och tänka efter vad som är rimligt och i så fall sänka kraven mot det realistiska. Svarar min inte upp mot krav slutar det mer än ofta i besvikelse och på sikt blir man allt mer uppgiven i sin strävan.

Prioriteringar och effektivitet

Det svåra i en företagsverksamhet är att avgöra vilka prioriteringar som är de klokaste för kort- och långsiktig lönsamhet. Först och främst skall man förstå och välja det som är viktigast att göra och därefter göra det riktigt bra. Det betyder också att man måste välja bort vissa saker.Ytterst handlar det om att ta kontroll och makt över tiden man förfogar över. Som egenföretagare är du VD för din egen tid. Om dina anställda känner sig fria på samma sätt, fast under skillnaden att de har andra arbetsområden, så har ni en bra grogrund för lönsamhet. Arbetet kommer kännas som en lättnad snarare än en tyngd när man klarar av de prioriteringar man satt upp.

Det goda ledarskapet

Ett bra ledarskap bygger på att skapa förtroende vilket i sin tur gör det lättare att rekrytera, motivera och behålla duktig personal. På den här sidan kan du läsa mer om delar av detta resonemang. Allt som gäller kompetens har en stark inverkan på företagets lönsamhet både på kort- och lång sikt. Även om du lyckats med att rekrytera duktig personal genom att lova dem en god lön och möjligheter till utveckling så gäller det att du som företagare svarar upp mot dina löften. Personalvård, utvecklingsmöten och aktiviteter utanför jobbet är ytterst viktiga för att personalen verkligen skall älska sin arbetsplats.

Förläng livslängden

Att ha en fungerande dator som företagare är a och o. Genom den sköts det mesta idag och det krävs att den fungerar optimalt. DatorEn svag punkt, som kan ställa till problem är batteriet. Det finns många goda råd och myter om hur man förlänger livslängden på batteriet, men många av råden är motsägelsefulla och som lekman är det svårt att hitta rätt. Kom ihåg att batteriet är en förbrukningsvara som blir sämre med tiden och en vacker dag måste bytas ut.Att dra ner på datorns energikonsumtion är ett bra sätt att förlänga livslängden, men istället förlorar man då i prestanda. Skärmen, externa hårddiskar och annan utrustning förbrukar ditt batteri. Undvik att ha många program öppna samtidigt. Undvik att redigera bilder och lyssna på musik när du bara använder batteriet.Batteriet anses också må bra av att användas, tömmas och fyllas på. Batteriet mår inte bra av att hela tiden vara fulladdat. Det är inte så bra att alltid låta datorn gå med batteriladdaren inkopplad. Har du stabil ström kan man koppla ur batteriet helt. Gamla Ni/Cd batterier skulle man tömma helt innan man laddade dem igen för att undvika att de fick ett minne. Dagens Ni/Mh, Li/Jon och de flesta andra laddningsbara batterier skall tömmas tills det återstår cirka 20% innan man laddar om dem igen, upp till 80-90% av kapacitet. Skall man förvara ett batteri rekommenderas det att det tas ut datorn då det är laddat till 50-80% och sedan förvaras svalt. Batterier trivs varken i höga temperaturer under fryspunkten.Tänk på att inte bara batteriet behöver vårdas. Håll skärmen och tangentbordet rent. Damm och smuts inne i datorn kan leda till högre temperatur och därmed högre slitage. Elektronik trivs bättre i svalare miljö. En kylplatta med inbyggda fläktar kan ibland vara värt pengarna.Slutligen kommer den dagen då du måste hitta ett nytt batteri. Se till att du väljer rätt batteri. Laptopbatteriet har ett långt namn, en bokstavs- och sifferkombination, och denna är viktig att vara uppmärksam på då många datorer av samma modell kan använda sig av olika typer av batterier. Köp alltså endast ett batteri av samma typ – och köper du från en tredjepartstillverkare, försäkra dig om att det någonstans i produktbeskrivningen står ”ersätter x” där x är din batterityp.

Hitta rätt nisch

När man ska starta företag är det som alla entreprenörer vet mycket att tänka på och stå i. En sak som kan vara värd att tänka över innan man sätter igång är att fundera över vilken inriktning ens företag ska ha och vad man ska syssla med, det vill säga det gäller hitta rätt nisch, vilket kan se ut på lite olika sätt beroende på bransch.IT-branschenIT-branschen är en av de branscher, där det på grund av den enorma bredden är viktigt att veta vad det är man egentligen ska syssla med. Ett bra tips är att försöka hitta en nisch som är på frammarsch och där ännu inte alltför många är verksamma. Det gäller att försöka förutspå vad som kommer att efterfrågas i framtiden.TransportbranschenTransporter av olika slag är något som det behövs mycket av i dagens samhälle. Inom transportbranschen finns en rad olika nischer som till exempel åkeri och bud via bil eller cykel. Även här gäller det att nischa in sig och erbjuda något som kanske inte finns på marknaden. Exempelvis så kanske det på den ort man bor inte finns någon som erbjuder cykelbud och då kanske det kan vara något att rikta in sig på.HotellbranschenAtt starta hotell är något som kräver en hel del engagemang och arbete. Inom hotellbranschen finns det en rad olika nischer man kan rikta in sig på. Exempelvis så kan man satsa på att göra sitt hotell till det lyxigaste i staden. En annan variant är att starta ett budgethotell med enkel komfort till ett riktigt lågt pris. Andra varianter kan till exempel vara sporthotell eller varför inte spahotell.KulturbranschenMånga gånger får man höra att kulturbranschen är en bransch där det är svårt att bli lönsam, men faktum är att det även här går att bli framgångsrik bara man hittar rätt nisch. Att börja skriva böcker är ett alternativ inom kulturbranschen och också något som inte kräver speciellt mycket, egentligen bara penna och papper, skrivmaskin eller en dator. Precis som inom andra branscher är bokbranschen en bransch där trender kommer och går och det gäller att ligga steget före och se vad som är på gång, då kan man bli framgångsrik, titta på bara på alla böcker om 5:2-dieten som kommit under senaste tiden.

Stora företag – vad har de gemensamt?

Förutom att de största företagen och varumärkena i världen säljer många produkter och tjänster har de gemensamt att de lyckats genom framgångsrika marknadsföringsmetoder och lyckats ha verksamheter som går att skala till en bredare publik. Om man skall nämna några stora svenska företag och jämföra dem med dess utländska motsvarigheter så finns många intressanta fall som ser ut att ha arbetet i samma riktning. Det dessa har gemensamt är att de är väldigt framgångsrika företag. Låt oss titta kort på några av våra svenska stoltheter som kan jämföras med dessas utländska motsvarigheter när det gäller framgångar.

IKEA och WalMart

IKEA grundades av Ingvar Kamprad i Älmhult och blev under 60-talet Sveriges största och mest prisvärda möbelbutik. Även om möbelförsäljningen hade varit lokal så lyckades Ingvar paketera en lösning som attraherade familjer från hela landet som sökte ett bra pris på ljusa och upplyftande möbler. IKEA expanderade sedan vidare till Norge och Schweiz, resten är historia.Detaljhandelföretaget Wal-Mart är USA största butikskedja som säljer allt från möbler till mat. Wal-Mart ägs än idag av familjen Walton som grundade företaget på 60-talet. På samma sätt som IKEA satsar Wal-Mart på att sälja höga volymer av produkter fast mer med mottot ”bättre är något viktigare än något billigt”. Eftersom både företagen är lågprisjättar handlar mycket om att skära kostnader i så många led som möjligt. I synnerhet är personalkostnaderna låga – relativt sett – för både IKEA och Wal-Mart.

H&M och Inditex

Hennes & Mauritz eller H&M är Sveriges största klädföretag och ett Europas mest framgångsrika klädbutiker. Familjen Persson grundade företag med ambitionen att tillverka prisvärda kläder med design. Det har företaget lyckats väl med och dessutom lyckats så väl med marknadsföring att man skapat ett starkt märkesmedvetande hos svenska konsumenter.Det spanska klädesföretag Inditex är också ett familjeföretag och drivs av familjen Ortega från La Coruna i norra Spanien. Inditex har fler märken än H&M, däribland Zarah, Bershka och Pull&Bear. Som namnet antyder så började Inditex med tillverkning av textilier i Indien och blev sedan ett modeinriktat märke för damer i första hand i Spanien. På samma sätt som H&M är företaget väldigt duktigt på att branda sig som ett företag där kunden känner att han eller hon får sina förväntningar infriade. Med andra ord, ser du en reklam med H&M eller Zarah så vill du gärna att modeplagget på modellen passar perfekt in på din kropp. När du väl kommer till butiken för att testa plagget infaller också den förväntningen!

Bolagsformer

I Sverige finns det sammanlagt fem olika bolagsformer att tillgå för den som funderar på att starta ett nytt företag, nämligen enskild firma, handelsbolag, kommanditbolag, ekonomisk förening samt aktiebolag.Ska man bedriva affärsverksamhet i mindre skala och om man ska göra det ensam är den vanligaste bolagsformen så kallad enskild firma. När man driver en enskild firma är det man själv som privatperson som är personligt ansvarigt för firmans ekonomi, som till exempel skulder och dylikt. Den enskilda firmans organisationsnummer är också det samma som ens egna personnummer. När verksamheten ekonomi ska redovisas behöver inte någon revisor tas in utan detta går bra att göra på egen hand.Är man två eller flera personer som tillsammans vill starta ett företag är handelsbolag en vanlig bolagsform. Till skillnad mot en enskild firma är ett handelsbolag en juridisk person. Bolagsmännen, det vill säga de som står som ägare till bolaget, är ansvariga om bolaget på egen hand inte kan betala sina skulder. Något krav på revisor finns inte såvida inte företaget har juridiska personer, det vill säga andra företag, som ägare.En bolagsform som till viss del påminner om handelsbolag är så kallat kommanditbolag. Skillnaden är att alla ägare inte är gemensamt ansvariga för företagets ekonomi, utan det kan också finnas ägare med begränsad ekonomiskt ansvar, så kallade kommanditdelägare. Dock måste det alltid finnas en ägare, en så kallad komplementär, med obegränsat ekonomiskt ansvar. Komplementären har också det fulla ansvar för betalning av skulder och dylikt. Vad gäller krav på revisor gäller samma krav som på handelsbolag.En ekonomisk förening är en bolagsform där medlemmarnas ekonomiska intressen ska tas till vara på bästa sätt. En ekonomisk förening skall bestå av minst tre personer samt ha en styrelse. Föreningen är ansvarig för företagets skulder och dylikt. Vid redovisning av ekonomin ska en årsredovisning upprättas av en revisor. Ett exempel på verksamhet som ofta drivs som ekonomisk förening är bostadsrättsföreningar.Aktiebolag är den absolut vanligaste bolagsformen när det kommer till större företag. För att aktiebolag skall kunna starta krävs en kapitalinsats om minst 50 000 kr. Ett aktiebolag är en juridisk person och således som bolag ansvarigt för skulder och dylikt. Ett aktiebolag kan dessutom dras inför domstol. Den främsta företrädaren för ett aktiebolag är styrelsen. Ett aktiebolag ska låta en revisor upprätta en årsredovisning, dock kan mindre aktiebolag välja att inte ha någon revisor.